GESTIRE LE ATTIVITA' OPERATIVE PER EVITARE I POTERI NON STRATEGICI

In questo breve articolo vogliamo introdurre alcuni concetti organizzativi di base che hanno l'obbiettivo di gestire le azioni operative e ripetitive.

Ogni azienda è scomponibile in processi ognuno dei quali ha degli input e contiene una serie di attività che concorrono, insieme alle risorse, a produrre gli output di processo. Ovviamente gli input e gli output possono essere informazioni e/o prodotti e servizi. Assimilato questo concetto base immaginiamo di prendere un processo e studiarne i suoi elementi: ci accorgeremo che all'interno vi sono attività a basso valore aggiunto ovvero che non danno vantaggi economici diretti o indiretti, ma che paradossalmente l'azienda non può farne a meno. Queste attività sono normalmente di tre tipologie:

1) Amministrative: per spedire la merce devo produrre un documento.
2) Informative: chiedi in magazzino se la merce è pronta e chiama il cliente e avvisalo che stiamo consegnando.
3) Operative: cerca dove sono i prodotti e carica il furgone. Passa in ufficio a prendere il DDT.

Ogni attività a basso  valore aggiunto determina la necessità di allocare del tempo affinché ogni processo si concluda. Non siamo quindi in grado di produrre valore senza questo tipo di attività, ma siamo sempre nella condizione di ridurre i tempi necessari per eseguirle. Dobbiamo rendere le informazioni accessibili alle risorse, evitare di riprodurre informazioni identiche in attività diverse, dobbiamo produrre informazioni velocemente.

Il caso più negativo riguarda le Aziende poco o per niente informatizzate dove la gestione è nella "testa" di che opera e le informazioni che transitano tra le attività e i processi sono sempre dipendenti da loro. Le risorse operative si sono ritagliate un ruolo strategico nonostante le attività che svolgono non lo siano. Ecco che le informazioni gestite con degli strumenti informatici (ERP, gestionali, software) spostano la gestione all'interno di uno scenario diverso: il metodo è dato dallo strumento, le informazioni le chiediamo allo strumento, le risorse operative seguono le regole imposte dall'azienda attraverso gli strumenti informatici. Non stiamo facendo un trattato contro le risorse operative, ma stiamo organizzando un'azienda con due obiettivi fondamentali:

1) Le risorse dovrebbero essere impiegate per attività che creano valore.
2) Le risorse dovrebbero essere motivate attraverso compiti strategici per l'azienda e coinvolte nelle scelte organizzative e sugli obiettivi.

Nello stesso tempo non vogliamo indurre  nell'errore di non selezionare risorse operative, anzi rimangono delle figure importanti e da valorizzare all'interno di un ambiente organizzato.
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