GESTIONALE VERSO ERP: COME PROGETTARE IL CAMBIAMENTO AZIENDALE

Qualsiasi prodotto gestionale è utile per gestire le informazioni aziendali e dettare le regole interne di esecuzione delle attività da svolgere.
Diverse realtà hanno già sviluppato la propria metodica nelle aree aziendali, che mi piace definire "d’obbligo" ovvero dove, per convinzione o costrizione, ogni azienda deve produrre documenti e informazioni imposte dalla legge italiana. Mi riferisco alla fatturazione, alla contabilità, alla spedizione delle merci ecc... con la conseguente gestione, ad esempio, dell’elenco Clienti. Fino a qui tutto bene.

La domanda è d’obbligo: ma quante aziende pensano alla propria organizzazione in modo completo e con particolare riferimento ai processi più strategici per la produzione dei propri prodotti e/o servizi?


Faccio tesoro della mia esperienza personale per dare alcuni spunti di riflessione e stimolare le aziende ad affrontare i progetti “Gestionale verso ERP".

ERP è un acronimo che significa Enterprise Resource Planning ovvero pianificazione delle risorse d'impresa cioè l’obiettivo finale di ogni azienda, dopo il guadagno. Anche se esiste una certa relazione.

Vediamo allora perché pianificare le risorse.

Le risorse sono tutto ciò che mettiamo in campo per produrre un prodotto o servizio. Sono le materie prime, le persone, le attrezzature e i materiali di gestione. Pianificare significa allocarle nel modo e nei tempi più idonei. Immaginiamo di di non farlo o farlo in modo tradizionale delegando le persone a scegliersi il metodo o, nel migliore dei casi, a dare degli strumenti non integrati.


La situazione esistente potremmo definirla così:

- Non riusciremo a definire con certezza i tempi di consegna con una probabile insoddisfazione del Cliente;

- Le persone, per condividere le informazioni, sarebbero obbligate e muoversi scambiandosi informazioni cartacee;

- Avremo un magazzino sovradimensionato per essere sicuri di avere le materie prime disponibili;

- Avremo informazioni duplicate nei vari strumenti;

- Non avremo il controllo di sintesi su quello che sta succedendo in azienda, quindi saremo incapaci di prendere decisioni;

- Il metodo di lavoro sarebbe scoordinato e ogni persona cercherebbe la soluzione più idonea alla propria “area d'azione” senza guardare ad un obiettivo comune;

- Il titolare sarebbe costantemente incazzato;

- Se una delle persone coinvolte nei processi sceglie di provare altre esperienze lavorative, avremo perso una pedina che si porta via un metodo non condiviso e quindi difficile da ricoprire;

- Le attrezzature sarebbero a volte sottodimensionate ed altre volte sovradimensionate.


Queste sono solo alcune delle conseguenze più critiche che potrebbero verificarsi, ma nella sostanza avremo un’azienda fuori controllo.

Se, guardando la Vostra azienda, almeno uno di questi punti  si verifica costantemente è il momento di cambiare e pretendere uno strumento che gestisce tutti i processi aziendali in cui i flussi operativi seguono un modello aziendale condiviso e i dati vengono inseriti una sola volta.

Un operatore inserisce il contatto, fa il preventivo, questo diventa ordine; i prodotti inseriti nell’ordine vengono processati e generano i fabbisogni di materia prima e i relativi ordini di acquisto in base ai tipi di approvigionamento. La produzione processa gli ordini di lavoro che, una volta eseguiti, scaricano il magazzino. Si spedisce richiamando le righe di vendita e alla fine si fattura e si vedono le scadenze (attive e passive). Mentre accade tutto questo possiamo consultare il valore venduto la situazione in produzione e dare risposte al Cliente. Possiamo verificare le uscite del mese e avere un bilancio aggiornato e prendere decisioni di gestione.

Mi fermo anche se avrei potuto complicare i flussi e introdurre altri processi non menzionati come ad esempio la gestione delle risorse umane


Spero comunque di aver reso l’idea e avervi stimolato ad una visione innovativa dell’azienda che avete creato con molta fatica e che oggi si confronta in un mercato competitivo e che richiede maggiore produttività e una gestione efficace delle risorse aziendali.
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